案件依頼 受付の使い方

イベント21の各支店 ⇔ 株式会社ステップ

これは何か

合同チャットへ流していた見積依頼・発注・問い合わせを、フォームで受け取るページです。 チャットだと他の話に流れて見落としが出るため、依頼だけを一覧に並べます。

チャットをやめる話ではありません。 依頼を送るときと、その件のやり取りだけをこちらに置きます。 普段の連絡は今までどおりチャットで構いません。

送りかた支店の方

  1. フォームを開く https://event21-intake.pages.dev/index.html ブックマークしておくと毎回探さずに済みます。ログインは要りません。
  2. 種類を選ぶ
    • 見積依頼 … 在庫と金額を知りたい
    • 発注依頼 … 見積済みで、手配をお願いする
    • 問い合わせ … 確認したいことがある（本文だけでOK）
    選んだ種類によって、入れる項目が変わります。
  3. 赤い印の付いた項目を埋める 支店・ご担当者・SF番号・お客様名・商品・日程・納品場所・納品方法。 足りないと送信のときに「何が足りないか」が出ます。
  4. 写真やPDFがあれば添付する（任意） フォームの一番下に添付欄があります。現場の写真・手書きの図・ 他社様のお見積など、そのまま送っていただけます。1件につき5枚まで。 スマートフォンで撮った大きな写真は送信時にこちらで自動的に縮小しますので、 そのまま選んでいただいて構いません（iPhoneのHEICにも対応しています）。 付けられないものがあった時は、その理由をその場に表示します。
  5. 送ると「この依頼のページ」のURLが出ます コピーして、チャットにそのまま貼ってください。
  6. そのあとの連絡は、そのURLに書く 数量の変更・時間の相談・追加のお願いなど。ステップ側の画面にそのまま届きます。
「返事がほしい」にチェックを入れて書くと、ステップ側では対応済みの件でも もう一度「未対応」に戻ります。急ぎの変更はこちらで送ってください。
送っていただくと、ステップの担当者へチャットワークで通知が入ります。 ご返信をいただいた時も同じです。以前のように、こちらが画面を開くまで 気づかない、ということはありません。
ステップから返信した時と、対応済み・発注に変わった時は、ご依頼者様へ通知が届きます。 チャットワークのお名前と、フォームにご記入のお名前が一致した場合のみ通知されます （別の方へ誤って飛ばさないため）。届かない場合は、お手数ですが依頼のURLをご確認ください。
画面の右上に 小／中／大 があります。文字が読みにくければ「大」にしてください。
依頼のURLは、知っている人なら誰でも開けます（お客様名と現場の連絡先が入っています）。 社外の方へは転送しないでください。
なお、このURLは最後のやり取りから90日で開けなくなります （終わった案件の情報がいつまでも読める状態にしないため）。 やり取りが続いている間は期限が延びます。期限が切れた場合はステップの担当者へご連絡ください。

受けかたステップ

  1. ログインしてから開く STEP Studioにログインしていないと一覧は出ません（お客様名・連絡先が入るため）。
  2. 「ステップとして受ける」を開く 上に 未対応／至急・直近／進展あり／発注／本日の受付／累計 が出ます。 まず未対応と進展ありから。
  3. 1件ずつ見る SF番号・支店・担当・経過日数、お客様名、商品と数量、日程、納品方法、現場の連絡先が 1枚に収まっています。写真が添付されていればサムネイルが並びます——押すと大きく開きます。
  4. 3つのボタンを使い分ける
    • ✉ 返信を作る（左）… 文面の下書きを作ります。品番と単価を覚えているので、 次から同じ商品で自動的に埋まります。その場で直せます
    • 対応済みにする（中央）… 一番使うボタン。返事を出したら押します
    • 発注になった（右・青）… 受注が決まったときの記録。取り消せます

チャットワークへの通知

依頼が届いた時と、支店から返信があった時に、担当者宛の通知が入ります。 画面を開いていなくても届くので、受付ページを見に行かなくても気づけます。
逆に、こちらが返信した時と、対応済み・発注にした時は、依頼した方へ通知が飛びます。 お名前が一致した方にだけ飛ぶので、飛ばなかった場合でも操作は普通に効いています。

❗ 進展あり

対応済みにしたあとで支店から書き込みが来ると、紫の「❗ 進展あり」が付いて上の方へ戻ります。 「未対応のみ」で絞っていても出ます。対応済みの山に埋もれません。

この印は、紫の右半分「✓ 読んだ」を押すと下ります。 「確認します！」のように返さなくてよい書き込みのとき、これを押してください。 案件の状態（対応済み・発注など）は変わりません。

返信を出した場合は自動で下りるので、返すつもりの案件では押す必要はありません。 押したあとに新しい書き込みが来れば、また「❗ 進展あり」が付きます。

表示を切り替える

フィルタの右端にあります。選んだ表示は次に開いたときも残ります。

文字の大きさ

画面の右上に 小／中／大 があります。読みにくければ「大」にしてください。 一度選べば次からそのままです（この端末に覚えます）。

絞り込み

困ったとき

いまは試用中です。使ってみて「この項目が要る／要らない」があれば、そのまま伝えてください。